Pošlji me “nežno” v treh dejanjih

Mislim, da ne mine dan, ko ne bi prejel vsaj eno “nekulturno” elektronsko sporočilio – email. S tem ne mislim, da so v njemu zapisani vulgarni izrazi, žalitve ali kaj podobnega. V mislih imam bolj obliko spročila in način uporabe elektronske pošte. Zanimivo je predvsem to, da se takšnemu “nekulturnemu” uporabniku lastna sporočila ne zdijo nič sporna in nenazadnje me šokira z odgovorom “Saj tudi Janez tako pošilja”.

Če samo pomislim, kaj takšni uporabniki počnejo na raznih seminarjih o uporabi interneta, se zgrozim nad dejstvom, da v večini primerov ne prejmejo kaj prida uporabnih informacij. Verjetno so izjeme, a v večini jim vtepejo v glavo, da tista “packa” oz. tisti a, ki je obkrožen pomeni afna in da je to potemtakem email naslov, nekaj malega obdelajo orodno vrstico in da če je pošta v nabiralniku poslano, da potem je naredil vse pravilno. Tako imamo potem slabo milijardo uporabnikov po vsem svetu, ki so trdno prepričani – to dodajo tudi v svoj rezime, da obvladajo pošiljanje elektronske pošte.

In da ne bom samo kokodakal in se razburjal, sem se tokrat odločil, da naredim nekaj pozitivnega. Zato bom v naslednjih odstavkih predstavil nekakšen bonton uporabe elektronske pošte, katerega strokovno imenujemo E-mail Etiquette. V osnovi gre za enostavna priporočila, ki jih lahko ali pa tudi ne upoštevate. A verjamem, da boš tako sam, kot tudi tvoji prejemniki s temi napotki elektronsko pošto uporabljal z večjim veseljem in predvsem z manj težav.

Zadeva sporočila

Vsako sporočilo naj ima zadevo, ki smiselno opisuje o čem govori sporočilo. “Zdravo”, “Kako si kaj”, “Poglej to” ipd. ni preveč posrečeno, predvsem če prebiramo starejša sporočila in skušamo najti kateri “Zdravo” pa je tisti pravi. Še bolj zabavno pa je brskanje med sporočili brez zadeve. Zato si vzemi nekaj sekund, četudi preden pošlješ, da izpolniš polje Zadeva (Subject).

Obvezen pozdrav

Ko pričnemo s pisanjem sporočila, je vljudno pozdraviti ali celo nagovoriti prejemnika. Verjetno se vsi strinjate, da bo na vas sporočilo naredilo boljši vtis, če boste prebrali “Zdravo, Janez”, kot pa da že v prvi vrstici berete “A prideš danes?”. Seveda obstajajo razlike med formalno in neformalno obliko sporočila, vendar moj namen je izpostaviti problem napačnega začetka. Ko pogovor steče, lahko pozdrave delno tudi izpustimo, saj smo prvi kontakt že vzpostavili.

To, Cc, Bcc

Izmed vseh točk slednja predstavlja največjo uganko, a je hkrati tudi eden izmed glavnih razlogov, da se vaš elektronski naslov znajde na najrazličnejših seznamih, ki vas nato neumorno zasipavajo z nezaželjeno pošto. Zato bom poskušal podrobno prestaviti pravilno uporabo naslavljanja. Zakaj sploh obstajajo trije načini naslavljanja prejemnika(ov)? Polje Za: (To:) uporabimo takrat ko sporočilo pošljemo samo ENI osebi. V kolikor pošiljamo sporočilo, ki je namenjeno večim prejemnikom, uporabimo polje Kp: (Cc:) oz. Skp: (Bcc:). Ali potem polje Za: pustim prazno? Ne, vanj vnesi svoj elektronski naslov.

Čemu sta potrebna dva polja za dodajanje ostalik naslovnikov? Kp: pomeni kopija, medtem kot Skp: pomeni skrita kopija. In kakšna je razlika? Pri prvem načinu bodo prejemniki videli, komu vse je bilo sporočilo poslano, medtem ko pri drugem ostanejo naslovi prejemnikov skriti. Če pošiljate pošto skupini ljudi, ki se med seboj poznajo, sodelujejo pri nekem projektu oz. je pomembno, da so v sporočilu razvidni ostali naslovniki, potem uporabimo prvi način – torej kopija. V primeru, ko pošiljamo verižna pisma, sporočila masi prejemnikov, uporabimo vedno skrita kopija.

Zakaj je to sploh pomembno? Predvsem zato, ker se v prvem primeru vaš elektronski naslov pošilja naokoli osebam, ki jih morda sploh ne poznate in se na prejemnikovi strani ponavadi avtomatsko dodajo v adresar. Od koder vaš naslov potuje naprej, ob vsakem vzhičenju dotičnega prejemnika, ki iz svojega adresarja pograbi vse možne naslove, ki jih po možnosti “zalima” v polje Za: in razpošlje sporočilo v širni svet interneta. Verjetno si predstavljate, da ni potrebno dolgo, ko se vaš naslov nahaja v nekaj tisoč adresarjev oseb, ki jih niti v sanjah ne poznate.

Zato, pred vsakim pošiljanjem premisli ali je resnično potrebno, da prejemnik vidi tudi vse ostale. Polje Za: pa naj služi le v primeru, ko pošiljate le eni osebi. Ampak – brez tega očitno ne gre, večina programov za pošiljanje elektronske pošte ima polje Skp: skrito in ga je potrebno dodatno vključiti. Zato svetujem, da si na tem mestu preberete pomoč, saj razlaga slednjega preobsežna za vsak program posebej.

Naj bo za danes dovolj, nadaljevanje sledi v naslednjih dneh, ko bom podal nekaj napotkov o uporabi priponk, varnem rokovanju s sporočili, vsebini in količini napsanega in še kaj. Za morebitna vprašanje, predloge ali dopolnila – v mnenjih.


Zapisano med: Internet. Če želiš lahko spremljaš odzive na zgoraj napisano ali pa narediš povezavo iz svoje strani.

Mnenja, rad jih prebiram :) »

  • Menil(a) je Mih@ dne 30.11.2007

    Jah tu je zelo odvisno komu pišeš. Če pišeš fotru/frendici/… in ga/je trenutno ni na nobenem IM klientu, mu pošleš pač mail, kjer napišeš v zadevo LOL al pa Lej to, al pa Haha, v mail pa sam link do videa. V kolikor pišeš komurkoli drugemu z NAMENOM in ne za BV, pa se strinjam s tabo oz. bi dodal da je OBVEZEN podpis, saj tako prejemnik takoj ve od koga je in če posreduje mail tudi tisti takoj ve, od koga je orig. mail. Sam uporabljam takega že vrsto let:


    Lep pozdrav,
    Miha Rekar – Mih@ – mRekar

    http://mr-foto.net/

  • Menil(a) je Uroš dne 30.11.2007

    @Miha: to o podpisu še sledi ;) Glede tistih subjectov. Tudi meni se slednje dogaja in na srečo te stvari brišem, sicer se takšnih “oj” ipd v subject nabere, da nič več ne najdeš.

  • Menil(a) je Mih@ dne 30.11.2007

    Jaja, to itq, sam pač ko poiljaš te linke ne delaš ravno znanosti iz tega, ker je BV.

  • Menil(a) je metatron dne 30.11.2007

    sej si že sam napisal, da to še zdaleč ni vse ampak da je za danes dovolj… je pa še veliko o bontonu pisanja in načinu/namenu uporabe potrebno napisat… sploh če gre za poslovne namene… je veliko preveč "zlorabljanja" e-pošte…, ki jo večina sedaj razume že kot "instant meseđing"… al pa "neupravičeno" dodajanje oznak "pomembno",… itd, itd… ampak to je opazno šele, ko imaš na dan po 100 ali celo več službenih zadev na dan v inbox-u… ampak po vsem skupaj sem ugotovil, da lahko prejemnik pošte "kultivira" pošiljatelja na zelo enostaven način…

  • Menil(a) je seamus dne 30.11.2007

    Glede To: (uporabil bom angleške izraze, da nam kj narobe napisal ;) ), Cc:, Bcc – odvisno kje uporabljaš pošto.
    Pri nas v svetu kjer se projekti vodijo tudi preko emaila, je zadeva bolj enostavna:
    To: – vsem, ki jim je zadeva direktno namenjena
    Cc: – v vednost, direktno mu ni namenjena je pa dobro da ve, recomo šef, vodja projekta …
    Bcc: – sem notri gre nekdo, ki naj dobi to zaradi vednosti, To osebek pa naj ne ve da to še kdo dobi. Dostikrat ima Bcc tudi drugačen pomen – poslano na arhivski strežnik.

    Evo, potem pa seveda avtomatično v vsakdanu delam enako. Tako, da nisem pristaš zgoraj opisane uporabe To:, Cc: .

  • Menil(a) je Uroš dne 30.11.2007

    @metatron: o teh oznakah ipd. bom omenil tudi v drugem delu. Sicer pa upam, da bom z slednjim uspel vsaj malo kultivirat koga izmed tistik, ki bo prebral vse tri dele.

    @seamus: Hm, Bcc: v poslovnem svetu ima drugačno veljavo, kjer se med drugim uporablja tudi za arhivske namene, kot omenjaš. Glede na napisano pa sklepam, da si dovolj kultiviran pri pisanju in imaš bonton čisto sprejemljivo urejen. Sem pa že tako napisal, da bo moj zapis zgolj priporočilo, kot pravilo.

  • Menil(a) je Gregor Harih dne 4.12.2007

    Lep how-to. Drugače pa tudi sam večino dobivam maile, ki jih kasneje nikoli ne najdem, ker pošiljatelj enostavno ne ve kaj pomeni beseda zadeva.

  • Menil(a) je Uroš dne 4.12.2007

    @Gregor: jutri sledi nadaljevanje, saj sem svoj domači mlinček uspel prepričati v ponovno delovanje.

  • Pingal je Uroš Gruber - Blog » » Pošlji me “nežno” v treh dejanjih - II dne 12.12.2007

    [...] priporočilih “pametne” uporabe elektronske pošte sem že pisal in nadaljevanje se je kar nekako odmikalo v vrsti zapisov, ki so pripravljeni za [...]

Povej mi svoje mnenje

Please copy the string HZUChX to the field below: